Bedrijfsvoering

De inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en medeoverheden verwachten van de provincie Noord-Holland dat zij rechtmatig handelt en betrouwbaar, transparant, doelmatig, doeltreffend en responsief is. Wij sturen in 2016 op het invullen van deze criteria, aangezien daaruit de uitkomsten van de bedrijfsvoering voortvloeien. Daarbij zoeken wij in 2016 actief de samenwerking met de provincies Flevoland, Utrecht en Zuid-Holland op het gebied van bedrijfsvoering. Deze samenwerking is gericht op het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening. In 2016 wordt een nadere verkenning afgerond naar kansrijke samenwerkingsverbanden op het terrein van de bedrijfsvoeringsexpertise en kennis.
De bedrijfsvoering is van belang voor het uitvoeren van programma’s. Het welslagen van programma’s is in belangrijke mate afhankelijk van de externe gerichtheid, de toegenomen transparantie en de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Bovendien is de bedrijfsvoering bij een externe gerichtheid van de provincie zichtbaar voor inwoners. Hierdoor is de bedrijfsvoering een factor voor het imago van de provincie.

Om de sturing op de genoemde criteria verder te ontwikkelen en te verbeteren, mede in relatie tot externe ontwikkelingen, werken wij in 2016 aan de volgende activiteiten:

Digitalisering

Informatiemanagement

De provincie zet stevig in op professioneel informatiemanagement dat recht doet aan zowel de eisen vanuit de organisatie, de eisen uit de omgeving en de ontwikkelingen op ICT-gebied waar alle (overheids)organisaties mee te maken krijgen. Voor 2016 is het doel een informatiebeleidsplan op te stellen dat aansluit bij het coalitieakkoord en de Agenda voor de Toekomst van de provincie Noord-Holland.

Informatiebeveiliging

Binnen de provincie wordt veel informatie verwerkt en bovendien hebben we steeds meer te maken met groeiende digitalisering, tijd- en plaatsonafhankelijk werken en nieuwe ICT-middelen, zoals smartphones en tablets. Informatiebeveiliging zorgt ervoor dat de informatie die wij verwerken betrouwbaar is.
Betrouwbaar wil in dit geval zeggen: integer (juist, up-to-date, volledig, niet gecorrumpeerd), vertrouwelijk (door de juiste personen te zien en te gebruiken) en beschikbaar (we moeten er wel gemakkelijk bij kunnen). De activiteiten uit het beleidsplan 2012 worden in 2016 verder ter hand genomen en zijn geclusterd in drie verantwoordelijkheidsgebieden:

• ·Activiteiten binnen de directies
• ·Activiteiten binnen het concern
• ·(Systeem)toetsende activiteiten

Website

De Provincie Noord-Holland is een veelomvattende organisatie met een grote diversiteit aan taken. Op de website www.noord-holland.nl, het belangrijkste externe communicatiemiddel, moeten politiek, beleid, kennis en dienstverlening daarom begrijpelijk en eenvoudig te vinden zijn. De huidige website dateert uit 2009 en is technisch en functioneel niet meer bij de tijd. Met een nieuwe website zal de Provincie Noord-Holland beleid en uitvoering optimaal en op een moderne manier voor het voetlicht brengen, meer in samenhang presenteren en sterker verantwoorden. Ook worden de vergroting van het gebruiksgemak en de verbetering van de dienstverlening aangepakt bij de ingrijpende vernieuwing van de website (digitaal loket, regionale gespecificeerde informatie en interactie).

Intranet

Ook het intranet is aan vernieuwing toe. In het kader van het nieuwe werken en de toenemende digitalisering neemt de noodzaak voor en de behoefte van de provinciemedewerkers aan een moderner, socialer intranet toe. De concrete behoefte blijkt uit de interviews die vanuit de sector Communicatie zijn georganiseerd, een enquête die vanuit ICT Fase II is uitgezet en tweemaal een Proof of Concept (PoC) die in 2014 is uitgevoerd. Samengevat hebben medewerkers behoefte aan werkondersteunende toepassingen, vraaggerichte informatie, informatie op maat en interactie. Een moderner, socialer intranet kan dit faciliteren. Een dergelijk intranet past ook in een organisatie waarin netwerken en samenwerken steeds belangrijker wordt.

Personeel en Organisatie

Sociaal jaarverslag

Jaarlijks volgen wij de ontwikkelingen en activiteiten op het gebied van het personeelsbeleid nauwlettend. In het sociaal jaarverslag worden de belangrijkste activiteiten in het afgelopen jaar op het gebied van arbeidsvoorwaarden, opleiding en ontwikkeling, arbeidsmarkt en arbo verwoord, inclusief de onderliggende kengetallen. De informatie van het afgelopen jaar vormt onder meer de uitgangspunten voor het te voeren beleid (en de aandachtspunten daarin) in komende jaren.

Integriteit

Dilemma’s maken onderdeel uit van het dagelijks werk. Integriteit is daarom een belangrijk onderwerp om over in gesprek te gaan en te blijven. Bij goed bestuur en goed ambtenaarschap zijn de volgende waarden belangrijk: verantwoordelijkheid, rechtvaardigheid, autonomie, professionaliteit, transparantie, betrouwbaarheid en eerlijkheid. Jaarlijks doen wij een jaarverslag ‘Integriteit’ verslag over hoe de provincie vorm geeft aan de verschillende aspecten van integriteit.

Participatiewet

Op 1 januari 2015 is de Participatiewet in werking getreden. Doel van deze wet is mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt naar vermogen deel te laten nemen aan de arbeidsmarkt. De Participatiewet vervangt de wet werk en bijstand. Het IPO (Interprovinciaal overleg) heeft een verdeelsleutel gemaakt naar rato voor alle provincies, waarbij de provincie Noord-Holland de opdracht heeft om vanaf 2015 t/m 2023 stapsgewijs 37 mensen uit deze doelgroep te plaatsen, te beginnen met 5 banen in 2015. Voor de uitvoering van de Participatiewet hebben PS besloten om in de begroting van 2015 € 300.000 beschikbaar te stellen, waarbij dit bedrag ieder jaar met € 300.000 toeneemt tot uiteindelijk € 3.000.000 in 2024.

Pilot generatiepact

De verkenning om te komen tot een pilot generatiepact vloeit voort uit de cao afspraak om bij twee provincies (provincie Noord-Holland en Fryslân) een pilot uit te gaan voeren, die tot doel heeft de mogelijkheden van een generatiepact te verkennen. De uitgangspunten van een generatiepact zijn het bevorderen van mobiliteit en de instroom van jongeren, het vergroten van duurzame (part-time) inzetbaarheid bij ouderen en het reduceren van de bezetting. Hiertoe zou een regeling moeten worden gemaakt waarbij ouderen op vrijwillige basis korter gaan werken met behoud van (een deel) van het salaris en pensioenaanspraken van niet gewerkte uren en de vrijkomende formatie te gebruiken voor de instroom van jongeren.
Onlangs is de voortgang van beide pilots besproken in de ambtelijke werkgroep SPA (Sectoraal Provinciaal Arbeidsvoorwaardenoverleg tussen de gezamenlijke provinciale werkgevers en de centrale vakbonden). Hierin hebben de centrale bonden onverwachts kenbaar gemaakt, dat zij er bij nader inzien de voorkeur aan geven om de gesprekken over verkenning van de pilots over te laten aan het lokale Georganiseerd Overleg (GO) bij provincie Noord-Holland en Fryslân. Een en ander is nog niet besproken in het (bestuurlijk) SPA. Bestuurlijke besluitvorming over de ontstane situatie vindt naar verwachting plaats in september - oktober 2015. Wat dit wil zeggen voor de verkenning van de mogelijkheden voor een pilot generatiepact bij provincie Noord-Holland is nog onbekend. De eerder, met de centrale bonden besproken voorgenomen invoeringsdatum van 1 januari 2016 van de pilot bij provincie Noord-Holland en Fryslân is gezien de huidige situatie niet meer haalbaar.  

Houtskoolschets

In de agenda voor de toekomst hebben wij de interne en externe ontwikkelingen beschreven waar de ambtelijke organisatie in de nabije toekomst mee te maken krijgt. Deze (middel)langetermijnvisie hebben we geconcretiseerd in thema’s en acties voor de komende jaren. Met houtskoolschetsen per directie zijn deze vertaald naar organisatieontwikkelingen, die hieraan ten grondslag zouden moeten liggen. De uitvoering van de houtskoolschetsen moet tot en met 2018 plaatsvinden. De houtskoolschetsen zijn dynamisch en kunnen jaarlijks naar gelang de ontwikkelingen (zoals het wel of niet overgaan van de plustaken naar de omgevingsdiensten) worden bijgesteld.

Overdracht VTH+-taken naar omgevingsdiensten

Op 16 juni 2009 hebben Rijk, IPO en VNG de zogenaamde package deal gesloten. Hierin is afgesproken dat er regionale uitvoeringsdiensten / omgevingsdiensten (RUD’s of OD’s) zouden worden opgericht, met als doel de kwaliteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving op een hoger peil te brengen. Het rapport “De tijd is rijp” van de commissie Mans uit 2008 had daarvoor het fundament gelegd. Deze commissie beval de oprichting aan van een landsdekkend stelsel van 25 regionale omgevingsdiensten. Het Rijk heeft deze aanbeveling overgenomen.
Onder regie van de provincies hebben gemeenten en provincies vervolgens de afgelopen jaren deze regionale uitvoeringsdiensten / omgevingsdiensten opgericht. In Noord-Holland zijn de volgende diensten opgericht:

• ·De Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek. Deze OD is medio 2012 opgericht en vanaf januari 2013 operationeel.
• De Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied. Deze OD is opgericht per 9 januari 2013 en vanaf dat moment operationeel.
• ·De Milieudienst IJmond. Deze Milieudienst bestond al langer maar is per januari 2014 uitgebreid met toetreding van de gemeente Haarlem en de provincie Noord-Holland. Inmiddels is de Milieudienst IJmond omgevormd tot de Omgevingsdienst IJmond.
• ·De Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord. Deze RUD is medio 2013 formeel opgericht en is ontstaan uit een fusie van enkele regionale Milieudiensten.

Op 1 november 2011 heeft GS, ten aanzien van de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD’s) in Noord-Holland, besloten haar basistaken (voornamelijk milieu- en bodemtaken) voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH-taken) onder te brengen bij alle vier de RUD’s die in Noord-Holland zijn opgericht.
Op 23 september 2014 heeft het college van Gedeputeerde Staten het principebesluit genomen om ook zogenaamde VTH-plustaken per 1-1-2016 aan de vier omgevingsdiensten in Noord-Holland over te dragen. Deze VTH-plustaken betreffen de vergunningverlening en handhaving voor14 wetten (bodem en omgevingswetgeving, excl. bodemhandhaving). In september 2015 vindt hierover definitieve besluitvorming plaats.  Bij de overdracht zullen circa 70 medewerkers van de provincie overgaan naar de omgevingsdiensten.
Door de overgang van de betreffende medewerkers naar de omgevingsdiensten wordt de omvang van de huidige directie SVT zo klein dat het niet langer gewenst is om deze directie in stand te houden. Dat betekent dat besloten is de directie SVT per 1 januari op te heffen en de taken over te hevelen naar andere organisatieonderdelen binnen de provincie. Zie hiervoor ook het stuk onder Organisatieveranderingen.  

Financieel/Inkoop

Kostprijssturing

Met name voor de uitvoerende provinciale taken en projecten werken wij in 2016 verder aan het ontwikkelen van integrale kostprijssturing. Wij zien verschillende voordelen in het sturen op basis van een integrale kostprijs, waarbij we directe en indirecte kosten integraal toerekenen aan de te leveren producten en projecten. Het beoogde doel hiervan is dat het een zakelijker en efficiëntere afweging en sturing mogelijk maakt. Het maakt (binnen grenzen) mogelijk om keuzes te maken over de wijze van uitvoeren in relatie tot de daaraan gekoppelde uitvoeringskosten.
Er zijn veranderingen op komst in het BBV voor met name de manier van verantwoorden van overhead. Men wil hiervoor een apart programma definiëren. Dit kan gevolgen hebben voor de wijze van verantwoorden in relatie tot kostprijssturing. Op dit moment is daar nog onvoldoende zicht op.
Voor de directie B&U geldt dat de sturing op integrale kostprijs hand in hand gaat met een andere marktbenadering: meer 'over te laten' aan de markt. Dit krijgt vorm door te werken met geïntegreerde contracten (meerdere bouwfasen in een keer contracteren) en het inrichten van grote, meerjarige gebiedscontracten voor vast en variabel onderhoud.
Bij het verlenen van subsidies wordt gebruik gemaakt van het middel van indicatieve kostprijsberekening. Met dit middel wordt inzichtelijk gemaakt wat de uitvoeringskosten zijn van het verlenen van subsidies. In 2013 is gestart met een pilot met het weergeven van uitvoeringskosten die verbonden zijn aan het openstellen van een uitvoeringsregeling. In 2015 zijn ook de uitvoeringskosten van subsidies buiten uitvoeringsregeling geraamd en wordt de systematiek en de berekeningswijze geëvalueerd. Mocht dit leiden tot de wens om de systematiek of de wijze van berekenen aan te passen, dan zal getracht worden deze wijziging per 1-1-2016 door te voeren. Tevens wordt in 2016 aansluiting gezocht bij het nieuwe urenregistratiesysteem dat B&U in gaat voeren.

VPB

In mei 2015 is het wetsvoorstel ‘Wet modernisering vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen’ vastgesteld door de Eerste Kamer. Dit wetsvoorstel regelt dat voor alle overheidsondernemingen vanaf het boekjaar dat aanvangt op of na 1 januari 2016 vennootschapsbelastingplicht ontstaat. Dat betekent dat overheden die ‘winst’ of structureel overschotten behalen met activiteiten die concurreren met de markt, vanaf 2016 vennootschapsbelasting over deze ‘winst’ moeten betalen. Hiermee wil de regering tegemoet komen aan een formeel onderzoek door de Europese Commissie naar mogelijke staatssteunaspecten in de huidige regeling. Wij zijn een project gestart om de gevolgen van de nieuwe fiscale wetgeving nauwkeurig in kaart te brengen en de maatregelen die nodig zijn om op 1 januari 2016 aan deze wetgeving te kunnen voldoen, door te voeren. Dit project leidt ertoe dat de provincie vanaf 2016 jaarlijks een volledige, juiste en tijdige aangifte vennootschapsbelasting kan opstellen. De komende maanden wordt geïnventariseerd welke activiteiten met ingang van 2016 in de heffing van vennootschapsbelasting zullen worden betrokken en welke vrijstellingen mogelijk van toepassing zijn.

Inkoop en aanbesteding

Het jaar 2016 is het laatste van het lopende provinciale inkoopbeleid (2013-2016). In dat jaar worden de resultaten op de speerpunten Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (waaronder Duurzaam Inkopen en Social Return), Innovatie en MKB opgeleverd. Tevens wordt in 2016 een nieuw inkoopbeleid voorbereid, mede gebaseerd op onze ambities. Op het gebied van Social Return wordt in 2015 de pilot opgeleverd en zal een besluit worden genomen met betrekking tot het (al dan niet) beleggen van Social Return in onze organisatie. Afhankelijk van de impact van het besluit zal implementatie van Social Return in 2016 verder worden vormgegeven. In 2016 zal de samenwerking op het gebied van inkoop met de P4 collega provincies aantoonbaar zijn geïntensiveerd. Tevens wordt in april 2016 de nieuwe aanbestedingswet verwacht. De organisatie zal zich daarop voorbereiden en de nieuwe wet tijdig communiceren en implementeren.

Archief

Op 22 april 2015 zonden wij u ter informatie het rapport dat de provinciearchivaris uitbracht naar aanleiding van zijn inspectie van de staat van het informatie- en archiefbeheer van onze ambtelijke organisatie. Uit dit inspectierapport blijkt dat er sinds 2012 belangrijke verbeteringen zijn gerealiseerd in de dossier – en archiefvorming. Dit betekent echter nog niet dat de archivering volledig op orde is. Er zijn nog belangrijke inspanningen nodig om het geheel volledig in overeenstemming te brengen met de vigerende wet- en regelgeving. De belangrijkste noodzakelijke inspanningen betreffen:

• ·Het opstellen van een informatiebeleidsplan; in het informatiebeleidsplan formuleert de organisatie haar visie op het gebied van dossiervorming en archivering. Momenteel wordt dit plan opgesteld en het zal ultimo 2015 worden vastgesteld;
• ·De implementatie van een kwaliteitssysteem voor dossiervorming; de provinciearchivaris concludeert dat de organisatie al beschikt over een kwaliteitssysteem, maar  dit systeem is nog niet organisatiebreed geïmplementeerd. Dit zal in 2016 plaatsvinden;
• ·Verbeter het documentmanagementsysteem Verseon: de provinciearchivaris beveelt aan om het gebruikersgemak van deze applicatie te versterken. We zullen deze aanbeveling uitvoeren door enerzijds nieuwe opleidingen voor gebruikers te organiseren en anderzijds onderzoeken hoe we de functionaliteit van de applicatie beter kunnen laten aansluiten bij de werkprocessen van de gebruikers;
• ·Verbeter de beleidsdossiers over de periode 2006-2012: digitale documenten dienen in samenhang met elkaar te worden opgeslagen in Verseon. In  nauwe samenwerking tussen de directie Beleid en de sector DIV wordt deze aanbeveling uitgevoerd.

De provinciearchivaris zal in 2016 ons College rapporteren over de stand van zaken in uitvoering van de aanbevelingen.

Planning en Control

Planning en Controlcyclus

Binnen de provincie wordt voor het besturen en het beheersen van de besturende processen, de kernprocessen en de ondersteunende processen gebruik gemaakt van verschillende planning- en controlinstrumenten. Deze instrumenten geven invulling aan de door Provinciale Staten vastgestelde planning- en controlcyclus. De programmabegroting neemt daarin een centrale plaats in.
Het verder vergroten van de toegankelijkheid, inzichtelijkheid en bruikbaarheid van de begroting heeft voortdurend de aandacht van het bestuur. Provinciale Staten stellen prijs op een (digitale) planning- en controlcyclus waarmee het beter mogelijk is de kaderstellende en controlerende rol in het duale bestel te vervullen.
Provinciale Staten hebben vastgesteld dat met de invulling van het in 2010 vastgestelde format de majeure vernieuwing van de stukken is afgerond. Verdere ontwikkelingen zijn vooral gericht op het kunnen blijven afstemmen van de planning- en controlcyclus op actuele ontwikkelingen, zoals de transitie van de provincie naar een regieorganisatie, het aangaan van gebiedscontracten en het invoeren van kostprijssturing. Ook moet de nieuwe planning en controlcyclus kunnen inspelen op een snel veranderende omgeving. Door middel van het opstellen van een strategisch koersdocument zal hier met input bestuur en organisatie verder vorm aan worden gegeven in 2016.

In control statement / risicomanagement

In de loop van 2015 zal een beleidsplan ter optimalisering van de organisatiebeheersing worden opgesteld. Dit beleidsplan moet als vervolg gezien worden op het Vijfpuntenprogramma  Versterken Concerncontrol en financiële functie, dat in 2012 is gestart en in 2015 is afgesloten. Doel van dit beleidsplan is om deze collegeperiode een verbetering van de organisatiebeheersing te realiseren,  zodat een In Control Statement kan worden afgegeven. Dit doel sluit aan op onder meer internationale en nationale ontwikkelingen op het gebied van public governance, zoals het opnemen van een rechtmatigheidsverklaring in de (programma-)verantwoording.
Door middel van risicomanagement worden de prioriteiten voor de control- en auditorganisatie in beeld gebracht. Voor het in beeld brengen van de knelpunten binnen het management controlsysteem vindt op dit systeem een nulmeting plaats. Op basis daarvan zullen maatregelen ter verbetering worden benoemd.

Juridische risico’s

De accountant heeft bij de jaarrekeningcontrole geadviseerd meer aandacht te besteden aan juridische risico’s en hiertoe één gecentraliseerde juridische risicorapportage te ontwikkelen. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicomanagement wordt met ingang van de begroting 2016 meer systematisch over de uitkomsten van deze rapportage gerapporteerd. Dit jaar wordt ook een audit uitgevoerd naar de juridische control.

De onderstaande apparaatskosten vertegenwoordigen de totale kosten van de bedrijfsvoering. Onderdeel van de materiële kosten zijn de kapitaallasten van de nieuwe kantoorpanden aan het Houtplein en de Dreef over een periode van 25 jaar, waarvan een deel direct ten laste komt van de reserve huisvesting.

De verdeling van de apparaatskosten per programma heeft plaatsgevonden op basis van de begrote inzet van het ambtelijk apparaat op de verschillende operationele doelen. In 2016 wordt ongeveer € 5.200.000 van de apparaatskosten geactiveerd, hetgeen het resultaat op de programma’s met dit bedrag ontlast.